La certificación registral se tramita telemáticamente y se envía por correo electrónico, si bien hay casos en que debido al contenido de la información específica que requiera el cliente o a la antiguedad de la misma se emitirá en soporte papel y se enviará, consecuentemente, por mensajero. En todo caso, se informará al cliente de la forma de envío y del plazo de entrega del documento si la complejidad del caso conlleva un período más largo de tramitación que el habitual.
El plazo oficial de tramitación de los certificados del registro mercantil es de cinco días hábiles, si bien por lo general suelen tardar de uno a tres días.
Los datos necesarios para tramitar la certificación son la denominación y el CIF de la sociedad sobre la que se desea la información. Dependiendo del interés expresado para solicitar dicha información y, por tanto, del tipo de certificación, puede ser necesario además indicar el nombre y el DNI del cargo sobre el que se solicite la información, los datos del acto o la escritura sobre la que se desea la copia literal, etc. Se le indicará en todo momento qué información será necesario aportar.
De forma general, el certificado del registro mercantil sirve para conocer la situación de una determinada sociedad y qué información consta de ella en el Registro Mercantil, si bien sus usos más concretos son dar cuenta de que la sociedad está vigente, de qué personas ostentan los cargos sociales (administrador, apoderado, consejeros, director, secretario, etc.), demostrar la vinculación de una determinada persona con la sociedad y cuáles son sus atribuciones para solicitar un certificado electrónico de representante de persona jurídica, o bien obtener datos concretos sobre actos determinados (constitución, disolución, ceses, nombramientos, aumentos o disminuciones de capital, poderes, cambios estructurales (absorciones, fusiones y escisiones), concursos de acreedores, etc.
De cualquier persona o sociedad que se inscriba en el registro mercantil: sociedades mercantiles (anónimas o limitadas), sociedades de inversión colectiva, sociedades civiles profesionales, agrupaciones de interés económico, entidades de seguro (cooperativas, mutuas y mutualidades de previsión social), sociedades de garantía recíproca entidades de crédito, fondos de inversión, fondos de pensiones, sucursales en España de sociedades extranjeras con fin lucrativo y personalidad jurídica, sociedades extranjeras que trasladen su domicilio a España, etc.